Строительство и ремонт, статьи

Система електронного документообігу для вашого бізнесу

Система електронного документообігу

Сьогодні 100% документів в офісі вже існують в електронному вигляді, але до сих пір понад 80% з них роздруковуються (для ознайомлення, подальшого узгодження, запуску в роботу). То хіба ж може такий підхід бути ефективним?

Здається, що впровадження в робочі процеси систем електронного документообігу це найрозумніша ідея з боку осіб, які приймають рішення. Але бізнес потреба в автоматизації стає актуальною далеко не одразу. І тільки отримавши цілий ряд сигналів, управлінський персонал доходить висновку про те, що підприємству потрібна спеціалізована інформаційна система для управління контентом (ECM-система). От саме тоді з'являється необхідність управляти інформацією, яка необхідна для ведення справ, на всіх стадіях, доки вона актуальна.

Чи потрібне вам запровадження ECM-системи?

Щоб зрозуміти, чи потрібна вам СЕД або ECM-система, треба відповісти на наступні питання:

  • Чи ви можете швидко знайти потрібний документ під час телефонної розмови з важливим партнером?
  • Чи вийде точно відповісти, які з наданих вами доручень на цей момент виконані і не прострочені?
  • Чи ви можете бути впевненим, що ваша швидкість узгодження необхідних документів створює позитивний імідж для вашої організації?
  • Чи вас влаштовує той обсяг паперів, який лежить на вашому столі?
  • Чи ви можете з впевненістю відповісти, де цієї миті знаходиться документи, які ви відправили на узгодження?

Якщо на 3 або більше питань ви дали негативні відповіді, то вам потрібно серйозно замислитися про придбання системи електронного документообігу на сайті Almexecm.com.ua.

В чому переваги електронного документообігу

Це прозорість більшості бізнес-процесів. Завдяки цій системі ви зможете відстежувати майже всі етапи в діяльності вашої організації. Багато бізнес-процесів стають видними для керівництва, а це означає, що їх легше контролювати.

Вище виконавська дисципліна. За статистикою, 20 відсотків отриманих завдань взагалі не виконуються тими працівниками, які повинні за це відповідати. З повним контролем всіх етапів робіт ECM-система має безпосередній вплив на виконавську дисципліну у працівників.

Нижчі трудовитрати як керівників, так і співробітників. Ця система зменшує час, котрий витрачається майже на всі рутинні дії з документами: будь то створення, пошук, узгодження і таке подібне. Прискорюється документообіг. І як наслідок цього, швидше йдуть всі процеси в організації.

Забезпечується конфіденційність інформації. Витік даних може призводити до мільйонних збитків організації. ECM-система забезпечує доступ до документів строго відповідно до призначених прав користувачів на відміну від традиційного «паперового» документообігу. Окрім того, всі дії по документах (зміна, читання, підписання) протоколюються.

Виконуються вимоги стандартів ISO 9000. Постановка менеджменту якості зараз є пріоритетним завданням в більшости українських компаній. Серед вимог до системи управління якістю є прозорий документообіг, а також інформаційна взаємодія між співробітниками.

Переваги використання ECM-системи при налаштуванні СМК:

  • Забезпечується суворе виконання розділів стандарту ISO 9001:2000 з управління документами та записами;
  • Співробітники виконують регламенти в рамках описаних бізнес-процесів;
  • Надаються кошти для контролю з боку керівництва за реалізацією СМК.

Легко впроваджувати інновації і навчати новачків. Через систему оповіщення, яка побудована на базі ECM-системи, ви можете дуже швидко розповсюдити нові правила роботи всім співробітникам. Також в терміни навчання у нових працівників скорочуються шляхом швидкого пошуку всієї необхідної інформації (положень, інструкцій і т.п.). Крім цього легко змінюються шаблони документів і маршрути проходження, після чого співробітники починають працювати по-новому.

Розвиток корпоративної культури. Впровадження ECM-системи налагоджує і підтримує внутрішню політику компанії, що призводить до згуртування команди. Водночас зростає відповідальність у кожного співробітника за якісне виконання завдань. 3.216.28.250

Більше конкурентних переваг. ECM-система безпосередньо впливає на деякі конкурентні переваги компанії перед іншими гравцями ринку. Суттєво підвищуються швидкість та якість обслуговування клієнтів за рахунок швидкого руху інформації та чіткого контролю всіх процесів. Робота навіть найбільшого підприємства стає мобільнішою і менше залежить від деяких «незамінних» працівників.

Дата добавления статьи:

 
 

Комментарии:

24 апреля 2020 г.

Спасибо за статью оказалась очень полезной.


Ещё статьи из этой рубрики:

Элементы дренажных систем

Закладка дренажной системы перед строительством фундамента позволяет избежать преждевременного его разрушения за счет снятия излишнего давления почвы при промерзании, обеспечивает защиту от появления грибка и плесени.

3ebbd3af84dbeab0d40ae4eb99e9f34b_geotkan-geotekstil.jpg
Элементы дренажных систем

Закладка дренажной системы перед строительством фундамента позволяет избежать преждевременного его разрушения за счет снятия излишнего давления почвы при промерзании, обеспечивает защиту от появления грибка и плесени.

Запуск генератора с помощью электростартера

Современные модели генераторов запускаются при помощи электростартера. Это удобно и практично. Работа генератора создает в автомобили стабильную электросеть, которая питает все детали, включая аккумулятор и двигатель.

d54195c2691b2378b684ce7d8bca28a3_generator-nissan.jpg
Запуск генератора с помощью электростартера

Современные модели генераторов запускаются при помощи электростартера. Это удобно и практично. Работа генератора создает в автомобили стабильную электросеть, которая питает все детали, включая аккумулятор и двигатель.

Электрические теплые полы с интеллектом

Теплый пол с интеллектом состоит из нагревательных матов или кабелей, работа которых контролируется при помощи терморегуляторов. Система способна обеспечить эффективный обогрев любого помещения, а использовать её возможно везде, где имеется надобность в тепле.

a86dccb4a57cb7aec6cbf1507fc8776e_termoregulyator-nastennyi.jpg
Электрические теплые полы с интеллектом

Теплый пол с интеллектом состоит из нагревательных матов или кабелей, работа которых контролируется при помощи терморегуляторов. Система способна обеспечить эффективный обогрев любого помещения, а использовать её возможно везде, где имеется надобность в тепле.

Как защитить деревянный коттедж от вредителей

В отличие от строений из бетона и кирпича, деревянные дома подвержены воздействию негативных биологических факторов. Если защитить строение от перечисленных факторов, то срок его службы заметно возрастет.

b85e46c1e17b9aa10a0593ec82112d15_zaschita-derevyannogo-doma-ot-nasekomyh.jpg
Как защитить деревянный коттедж от вредителей

В отличие от строений из бетона и кирпича, деревянные дома подвержены воздействию негативных биологических факторов. Если защитить строение от перечисленных факторов, то срок его службы заметно возрастет.

Создание сбалансированной, непринужденной атмосферы на рабочем месте

Когда дело доходит до защиты от шума на работе, большую часть времени каждый думает о фабрике, цехе или заводе, на которых шумно от машин. Но шумовое загрязнение может быть проблемой во время офисной работы, хотя постоянный фоновый шум может иметь серьезные последствия для офисов.

1fb68661762fd425fbc655e6a9517b2b_akustika.jpg
Создание сбалансированной, непринужденной атмосферы на рабочем месте

Когда дело доходит до защиты от шума на работе, большую часть времени каждый думает о фабрике, цехе или заводе, на которых шумно от машин. Но шумовое загрязнение может быть проблемой во время офисной работы, хотя постоянный фоновый шум может иметь серьезные последствия для офисов.