Строительство и ремонт, статьи

Система електронного документообігу для вашого бізнесу

Система електронного документообігу

Сьогодні 100% документів в офісі вже існують в електронному вигляді, але до сих пір понад 80% з них роздруковуються (для ознайомлення, подальшого узгодження, запуску в роботу). То хіба ж може такий підхід бути ефективним?

Здається, що впровадження в робочі процеси систем електронного документообігу це найрозумніша ідея з боку осіб, які приймають рішення. Але бізнес потреба в автоматизації стає актуальною далеко не одразу. І тільки отримавши цілий ряд сигналів, управлінський персонал доходить висновку про те, що підприємству потрібна спеціалізована інформаційна система для управління контентом (ECM-система). От саме тоді з'являється необхідність управляти інформацією, яка необхідна для ведення справ, на всіх стадіях, доки вона актуальна.

Чи потрібне вам запровадження ECM-системи?

Щоб зрозуміти, чи потрібна вам СЕД або ECM-система, треба відповісти на наступні питання:

  • Чи ви можете швидко знайти потрібний документ під час телефонної розмови з важливим партнером?
  • Чи вийде точно відповісти, які з наданих вами доручень на цей момент виконані і не прострочені?
  • Чи ви можете бути впевненим, що ваша швидкість узгодження необхідних документів створює позитивний імідж для вашої організації?
  • Чи вас влаштовує той обсяг паперів, який лежить на вашому столі?
  • Чи ви можете з впевненістю відповісти, де цієї миті знаходиться документи, які ви відправили на узгодження?

Якщо на 3 або більше питань ви дали негативні відповіді, то вам потрібно серйозно замислитися про придбання системи електронного документообігу на сайті Almexecm.com.ua.

В чому переваги електронного документообігу

Це прозорість більшості бізнес-процесів. Завдяки цій системі ви зможете відстежувати майже всі етапи в діяльності вашої організації. Багато бізнес-процесів стають видними для керівництва, а це означає, що їх легше контролювати.

Вище виконавська дисципліна. За статистикою, 20 відсотків отриманих завдань взагалі не виконуються тими працівниками, які повинні за це відповідати. З повним контролем всіх етапів робіт ECM-система має безпосередній вплив на виконавську дисципліну у працівників.

Нижчі трудовитрати як керівників, так і співробітників. Ця система зменшує час, котрий витрачається майже на всі рутинні дії з документами: будь то створення, пошук, узгодження і таке подібне. Прискорюється документообіг. І як наслідок цього, швидше йдуть всі процеси в організації.

Забезпечується конфіденційність інформації. Витік даних може призводити до мільйонних збитків організації. ECM-система забезпечує доступ до документів строго відповідно до призначених прав користувачів на відміну від традиційного «паперового» документообігу. Окрім того, всі дії по документах (зміна, читання, підписання) протоколюються.

Виконуються вимоги стандартів ISO 9000. Постановка менеджменту якості зараз є пріоритетним завданням в більшости українських компаній. Серед вимог до системи управління якістю є прозорий документообіг, а також інформаційна взаємодія між співробітниками.

Переваги використання ECM-системи при налаштуванні СМК:

  • Забезпечується суворе виконання розділів стандарту ISO 9001:2000 з управління документами та записами;
  • Співробітники виконують регламенти в рамках описаних бізнес-процесів;
  • Надаються кошти для контролю з боку керівництва за реалізацією СМК.

Легко впроваджувати інновації і навчати новачків. Через систему оповіщення, яка побудована на базі ECM-системи, ви можете дуже швидко розповсюдити нові правила роботи всім співробітникам. Також в терміни навчання у нових працівників скорочуються шляхом швидкого пошуку всієї необхідної інформації (положень, інструкцій і т.п.). Крім цього легко змінюються шаблони документів і маршрути проходження, після чого співробітники починають працювати по-новому.

Розвиток корпоративної культури. Впровадження ECM-системи налагоджує і підтримує внутрішню політику компанії, що призводить до згуртування команди. Водночас зростає відповідальність у кожного співробітника за якісне виконання завдань. 44.192.22.242

Більше конкурентних переваг. ECM-система безпосередньо впливає на деякі конкурентні переваги компанії перед іншими гравцями ринку. Суттєво підвищуються швидкість та якість обслуговування клієнтів за рахунок швидкого руху інформації та чіткого контролю всіх процесів. Робота навіть найбільшого підприємства стає мобільнішою і менше залежить від деяких «незамінних» працівників.

Дата добавления статьи:

 
 

Комментарии:

24 апреля 2020 г.

Спасибо за статью оказалась очень полезной.


Ещё статьи из этой рубрики:

7cea9492e24deb42eb5bd6c2a61e35da_arenda.jpg

Заробіток на оренді: огляд країн по прибутковості

У нерухомість інших країн можна вкладати, як для швидкого заробітку, такого як подобова оренда житла, або ж заради вигідного капіталовкладення.

f74e9950c6d013ac3bc213bda6bebb07_ozelenennja-1.jpg

Посадка дерев. Коли і як садити дерева та кущі в саду

Бажаєте посадити дерева на своїй ділянці? Любителю важко дізнатися способи правильної посадки дерев і чагарників. Деякі садівники вважають, що для цього найкраще підійде рання осінь, інші настійно рекомендують весняні місяці

rolstavni-na-okna.jpg

Рольставні на вікна

Що таке рольставні та для чого вони потрібні, область застосування рольставней.

varianty-oformleniya-kryshi.jpg

Варіанти оформлення території та архітектури

Про вибір матеріалів при проведенні ландшафтних робіт по прикрасі простору навколо комерційних будівель і житлових будинків.

dizayn-kuhni.jpg

Дизайн кухні

Зазвичай, в плануванні стандартної квартири функцію їдальні виконує кухня. Плануючи ремонт квартири в цілому, ремонт кухні слід віднести до окремої статті витрат.